Saker att tänka på i valet av konferensanläggning

Det finns många tjusiga konferensanläggningar att välja från. Men för att lyckas välja den som passar bäst krävs lite planering i förväg. Men det finns också enkla konferensanläggningar. De är billigare eftersom de inte har extra men billigare betyder inte nödvändigtvis låg kvalitet. Och det viktigaste är att konferensanläggningen möter konferens deltagarnas behov.

Budgeten är troligen de allt viktigaste att tänka på. Det går att ha en bra konferens trots att man har en liten budget.  En brist av pengar kan kompenseras av kreativitet. Det finns många typer av konferensanläggningar. De sträcker sig från avancerade med spa, topprestauranger med stjärnkockar och modern teknik i konferenssalen till mysiga gamla hus i historiska miljön.

Materiella behov

Materiella behov

Efter budgeten är lokalen den viktigaste faktorn. Även en endagskonferens kan ha deltagare som behöver övernatta. Finns det hotellrum som de kan använda? Om inte som en del av själva konferensanläggningen, i närheten. Har konferensanläggning en restaurang med full service? Vad sägs om konferensdeltagarna som har speciella kostbehov? I någon stor grupp finns det nästan säkert någon med matallergier till exempel. Eller människor som undviker vissa livsmedel på grund av sin religion eller livsfilosofi. Kommer alkohol att serveras i lokalerna? Har baren eller restaurangen en sprit licens? Om det finns kaféer och konditori i närheten är det ännu bättre. När man väljer en konferensanläggning för en flerdagars konferens är det viktigt att det finns områden där de deltagande kan samlas informellt efteråt. Där kan de ha informella diskussioner och nätverk med varandra som en del av konferensupplevelser.

Att konferensanläggning kan tillfredsställa tekniska behov som wi-fi-tillgänglighet med bra prestanda och laddstationer för elektroniska enheter är essentiell. En modern multimedia presentations sal är ännu bättre men kan kosta extra att hyra. Hur mycket teknisk support finns tillgängligt från personalen? Även de bäst planerade evenemangen kan uppleva tekniska problem. Hjälpsam, sakkunniga personal bokstavligen kan rädda dagen.

Handikapptillgänglighet är livsviktig. Till exempel delegater med hörselskadade behöver tillgång till hörslinga. Hur många handikapptoaletter, ramper och hiss finns i huset? Om det finns konferens evenemang i mer än en byggnad, hur lätt det är att ta sig fram och tillbaka? Finns det personal som kan erbjuda extra hjälp vid behov?

Förutom anläggningen själv måste man tänka på lokal kollektivtrafik, buss- och tågförbindelser,

och andra aspekter av transport. Många av de större konferensanläggningarna ligger nära flygplatser, stora motorvägar och tågstationer, men inte alla. Årstiden också spelar en roll eftersom vissa lokaler har en högsäsong där efterfrågan på konferensanläggningen är hög och kanske dyrare än vanlig. Det kan också vara billigare att hyra en konferensplats under sin lågsäsong. Om vädret är bra får man hålla utomhus evenemang som en del av konferensen?

Mängden deltagare man väntar och vilken typ spelar en roll också naturligtvis. Konferens ämnet är en sak till som man måste tänka på när man väljer en konferensanläggning. Vem är det som vill hålla sin konferens där? Är det en hantverkare konferens? Eller en akademisk konferens? Hur lämplig är lokalen för just denna grupp? En pensionärs konferens kan ha väldig olika behov än en idrottskonferens. Rätt konferensanläggning är en som uppfyller behoven på både deltagarna och de som håller konferensen.