Lyckas med en konferens

Självklart är det viktigt att lyckas med en konferens, oavsett om den är stor eller liten och det både för deltagarna och föreläsarna. Därför är det bra att veta vilka detaljer som man bör tänka på innan det är dags att arrangera ett seminarium.

Tanken men en konferens är att erbjuda möjligheten att en arbetsplats, organisation eller liknande ska kunna få utmaningar och framför allt utvecklas. När ett seminarium är välplanerad kommer allting bli så mycket enklare och smidigare, samt deltagare som är aktiva och intresserade. Här kommer några goda råd och tips:

Planering

Det är viktigt att planeringen får ta den tid den behöver och därför bör man börja i god tid. För det krävs omsorg, samt eftertanke angående alla de detaljer som krävs för en lyckad konferens. När väl planeringen är gjord blir det enklare att hitta den lokal som krävs för hela arrangemanget.

Planering

Lokalen är a och o att den uppfyller alla behoven som krävs. Beroende vad man är ute efter och hur stor konferensen är de faktorer som man utgår ifrån. Är tanken att det ska vara mer avslappnat är det bra att hitta en lokal utanför företaget. Dessutom är det bra att veta vilka tekniska prylar och annan utrustning som behövs för föreläsaren. Därför bör även lokalen ha tillgång till dessa. Det kan vara allt från en whiteboard, till en projektor som kan behövas.

Något som är bra är att ha någon typ av förfriskning, speciellt för att ge en mjukstart inför seminariet. Det är alltid gott med en kopp kaffe och en fralla innan, så åhörarna dels slipper kurrande magar, men samtidigt lär känna varandra innan. Beroende om det är en halv- eller heldagskonferens, så bör man planera in pauser med fika eller fruktstund och eventuellt bjuda på mat vid halvtid. Det är alltid bra att få sig en bensträckare och samtidigt se till att blodsockret inte sjunker, vilket ger mer alerta åhörare.

Det är bra att ha en tydlig agenda. Låt åhörarna ta del av den via e-post några dagar innan. Se även till att agenda finns tillgänglig på plats, vilket gör att alla kan ha koll på vad som kommer att hända under konferensen.

Har man en omväxlande agenda där nytta med nöje varvas, då det allvarliga avbryts med lite mer skojiga och avslappnade aktiviteter. Åhörarna kommer att tycka det blir så mycket roligare och mer lärorikt. Planera in roliga övningar av olika de slag, vilket kommer aktivera deltagarna och de blir samtidigt mer uppmärksamma.

Konferensdeltagarna behöver en morot och ha något att se fram emot. Planerar man in något större aktivitet/överraskning som avslutar seminariet kommer åhörarnas mod hållas upp hela tiden. Antingen avslöjar man överraskning i samband med agendan eller så läggs det in som en hemlig avslutningspunkt. En överraskande aktivitet gör att sammanhållning och speciella minnen skapas bland de anställda.

Dokumentera konferensen

Se till att dokumentera hela konferensen från början till slut. Använd filmkamera, ta bilder och låt gärna deltagarna komma med någon sorts feedback. Dokumenteras konferensen så har man dels ett bevis på en lyckad konferens som deltagarna kan ta del av. Vilket gör att de får goda minnen på att det går att ha skojigt på ett seminarium.