Att anordna en konferens

Det kan kännas svårt att anordna en konferens och man kan spontant tveka om man skulle få förfrågan att vara den som anordnar men det är faktiskt lättare än vad man tror att anordna en konferens.

Några goda råd på vägen när man planerar en konferens

Det viktigaste att tänka på när man planerar en konferens är att ha god tid på sig, när man har god tid att planera så hinner man tänka igenom alla detaljer noggrant vilket leder till en mer lyckad konferens. Om det finns några allergier i gruppen se till att anpassa maten till dem och glöm inte att extrakolla med köket innan konferensen startar så att allergierna inte har glömts bort. När man planerar en konferens är det viktigt att hitta rätt anläggning för konferensens ändamål, vill man ha en konferens som innehåller övernattningar behöver man hitta en lokal med övernattningsmöjligheter. Ska det finnas aktiviteter som kräver viss logistik så kanske det får styra val av anläggning och har man en låg budget kanske man får hålla sig till en dagskonferens.

Några goda råd på vägen när man planerar en konferens

Men det finns många olika konferenslokaler att tillgå så tänk igenom vilka krav ni har på lokal och boka sedan därefter. Är lokalen på annan ort se till så resan dit blir kostnadseffektiv och gärna också miljövänlig. När konferensen börjar, mjukstarta gärna med lite kaffe så att deltagarna hamnar i rätt stämning. Se även till så att agendan är tydlig och synlig hela konferensen, så att deltagarna inte blir fundersamma när lunchen är och istället kan koncentrera sig på uppgifterna. Det är viktigt att hålla schemat enligt agendan för att undvika frustration hos deltagarna. För att deltagarna ska kunna fokusera på uppgifterna är det också viktigt att ta regelbundna pauser.

Det kan räcka med fem minuters pauser så att deltagarna kan sträcka på benen. När energin börjar tryta är det bra att erbjuda lite extra energi i form av frukter och nötter, undvik att bara erbjuda fikabröd, den snabba energin gör bara deltagarna ännu tröttare. För att få en riktigt lyckad konferens är det bra att varva nytta med nöje, se därför till att planera in en aktivitet där deltagarna får göra något helt annat, kanske någon teambuilding aktivitet för att öka sammanhållningen i gruppen. Det finns många olika typer av aktiviteter att göra på en konferens, det är egentligen bara fantasin som sätter gränser. Några exempel är ridning, höghöjdsbana, lösa en gåta tillsammans eller bowling. När dagen börjar närma sig sitt slut kan det vara trevligt att avsluta med en gemensam middag och det är då viktigt att ge deltagarna tid att byta om inför middagen i lugn o ro, så se till att avsätta tid för detta i schemat.

Det många missar under en konferens är att dokumentera, se till att anlita en fotograf eller fotografera själva under konferensen, detta hjälper deltagarna att minnas hur kul det var och det ni diskuterade under konferensen. Så att det inte glöms bort när konferensen är över. Avslutningsvis glöm inte bort att boka in uppföljningstillfällen efter konferensen för att följa upp det ni kom fram till och se till så att det verkställs.